In de praktijk merk ik dat vooral grote bedrijven hier serieus werk van maken, terwijl kleine en middelgrote ondernemingen dit vaak minder op hun radar hebben staan. Toch liegen de cijfers er niet om volgens HR Praktijk en andere bronnen: maar liefst 33% van de nieuwe medewerkers vertrekt binnen de eerste zes maanden als er geen goed onboardingprogramma is. Medewerkers die wel een onboardingprogramma hebben doorlopen, zijn maar liefst 54% productiever dan degenen die dit missen. Voor 1 op de 25 medewerkers is een slechte eerste dag zelfs reden genoeg om meteen weer te vertrekken.

De eerste indruk

Als werkgever krijg je maar één kans om een goede eerste indruk te maken. Deze eerste indruk is vaak doorslaggevend voor de beslissing van een nieuwe medewerker om loyaal te blijven aan je bedrijf. Onboarding gaat dan ook veel verder dan de praktische zaken regelen op de eerste werkdag. De echte focus ligt op het zo snel mogelijk integreren van de nieuwe medewerker in de organisatie, zodat hij of zij ook snel productief wordt voor je bedrijf.

Met een goed doordacht onboardingprogramma kun je ervoor zorgen dat je nieuwe medewerkers zich welkom voelen, zich snel thuis voelen en meteen gemotiveerd aan de slag kunnen. Dit is niet alleen goed voor hen, maar ook voor jouw bedrijf. Dus, investeer in je onboardingproces en zie hoe dit de betrokkenheid, productiviteit en loyaliteit van je medewerkers ten goede komt.

Wettelijk kader

Wat velen niet weten is dat Onboarding ook een wettelijk kader heeft. Er is namelijk een wettelijk drieluik rond het onthaal en de begeleiding van nieuwe medewerkers.

1. Wet op welzijn

Deze legt een aantal verplichtingen vast voor de werkgever en één daarvan is dat je als werkgever verplicht bent te zorgen voor het onthaal van nieuwe medewerkers

2. CAO 22

Bouwt verder op de welzijnswet en geeft ook een aantal inlichtingen die je als onderneming verplicht bent te geven:

• Verloning: berekeningswijze, premies en inhoudingen, arbeidsvoorwaarden, e.d.
  
• Arbeidsveiligheid en gezondheid
• Diensten: interne en externe preventiedienst, personeelsdienst, etc.
• Algemene structuur van de onderneming
• Rol van de werknemer in de organisatie: kennis van de functie, controle van de prestaties, …
• Toepassing van de wet op overuren
• Overlegorganen: vakbondsafgevaardigden, ondernemingsraad
• Arbeidsreglement

3. GDPR richtlijnen

Sinds de GDPR wetgeving ben je ook verplicht bij onboarding van nieuwe werknemers hen op de hoogte te brengen van de GDPR policy van de organisatie. 

Pre-boarding

Preboarding speelt een cruciale rol in het vormen van de eerste indruk die een nieuwe medewerker van je organisatie krijgt. Dit proces begint al vanaf het moment dat een potentiële kandidaat je vacature leest en loopt door tot aan de eerste werkdag.

Door al vóór de eerste werkdag te beginnen met het opbouwen van een positief beeld, zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers zich sneller op hun gemak voelen en enthousiast worden om te starten. Een nieuwe baan is altijd spannend: nieuwe gezichten, een nieuwe functie met nieuwe taken. Het is daarom fijn als je als werkgever de spanning kunt verlichten met een goed georganiseerde inwerkperiode.

Candidate experience

Onboarding omvat het volledige plaatje, en preboarding is een essentieel onderdeel van deze grotere puzzel. Onboarding is de cruciale schakel tussen werving en langdurige retentie, maar eigenlijk begint dit traject al tijdens de wervingsfase, oftewel de preboarding. Het is belangrijk om aandacht te besteden aan de totale ervaring die een kandidaat opdoet bij elk contactmoment met je organisatie. Dit noemen we de candidate experience, die belangrijk is vanaf het moment dat iemand je vacature leest tot aan zijn of haar offboarding. Deze ervaring evolueert van candidate experience naar employee experience naarmate de kandidaat een medewerker wordt.

Zorg er dus voor dat wat in je vacature staat ook daadwerkelijk overeenkomt met de realiteit. Geef kandidaten een Realistic Job Preview, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten.

Warm welkom

Vaak zit er een periode tussen het vinden van de juiste kandidaat en de dag dat hij of zij daadwerkelijk in dienst treedt. Het is belangrijk om te zorgen dat het enthousiasme van de nieuwe medewerker in deze periode niet wegebt. Houd het contact warm! Stuur bijvoorbeeld een welkomstpakket, een uitnodiging voor een kennismakingslunch of informeer hen over de eerste werkdag.

Met een goed georganiseerde preboardingfase zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers zich vanaf het begin welkom voelen en vol energie kunnen starten. Dit legt de basis voor een succesvolle en productieve samenwerking. Investeer in deze eerste stappen en zie hoe dit de betrokkenheid en motivatie van je medewerkers ten goede komt.

Geen idee hoe eraan te beginnen? Let’s meet!